Fuar katılım hazırlıkları kapsamlı bir bütçe yapılmadan tamamlanmış sayılmaz. Bir ihtisas fuarına ilk kez katılım söz konusu ise, tüm fuar masraflarının tahmininde güçlüklerle karşılaşılması doğaldır. Bu nedenle bir ihtisas fuarına katılımda firmanın karşılaşacağı ana gider grupları önceden belirlenmelidir.

Ana giderler şu şekilde sıralanabilir:

1. Fuar düzenleyicisine ödenen katılım bedeli / stand kirası
2. Sergilenecek malzeme için yapılacak giderler (Nakliye, kurma-sökme giderleri vb.)
3. Stand yapım giderleri
4. Reklam, halkla ilişkiler ve satış kampanya giderleri
5. Personel giderleri